Så lyckas du med mötet, fyra saker att tänka på
Vi arbetar med att engagera många människor att positivt bidra till en process eller aktivitet. Här bjuder vi på en liten lista på fyra viktiga saker att tänka på om du vill genomföra ett möte som folk kommer ihåg:
1. Målgruppen, målgrupperna. Har ni en bra bild av vad deltagarna har för drivkrafter och vilja? Glöm inte att kolla både formella och informella intressen. Det senare kan till exempel kollas av genom att stämma av vad det snackas om (ryktesanalys).
2. Storyn, Berättelsen. Hur presenterar ni mötet och varför är det viktigt för deltagarna? Tänk på metaforen om stenhuggarna, den ena hugger i sten och är uttråkad, den andra bygger en katedral. Prova gärna att använda storytelling (sök på nätet). Glöm inte heller aktualitetsprincipen – ni måste koppla till något aktuellt och viktigt (för deltagarna viktigt så klart). ”Årets säljkonferens” duger inte riktigt, de är ju bara spännande för de som är nya…
3. Utmaningen. Analysera och formulera någon typ av utmaning där deltagarnas kompetens kommer till användning. Ni behöver öppna upp så att deltagarna får känna att de är viktiga. Tänk er att ert möte är en film eller en bok och att mötet ska lösa något viktigt problem – vilken roll ska deltagarna i så fall spela, var kommer de in i berättelsen?
4. Interaktionen. Fundera på om det finns en möjlighet att låta varje individ bidra och hur det bidraget i så fall ska hanteras. Det här blir lätt töntigt och det får det inte bli, då riskerar hela mötet att missa sitt syfte. Att rent allmänt brainstorma blir ofta för ofokuserat. Ett tips är att fundera på vad som är deltagarnas unika kompetens och på vilket sätt det kan komma till användning. Anpassa interaktionen därefter. Att ha tydliga mål hjälper. Det finns idag en viss trötthet över ogenomtänkta “tycka till” aktiviteter. Se därför till att ta hand om bidragen på ett bra sätt. Slutligen: Allt måste inte dokumenteras.
Utöver dessa punkter finns så klart en massa andra viktiga saker att tänka på såsom mat, logi, underhållning, informerande om olika projekt, processer och aktiviteter etc etc. De är ganska lätta att komma ihåg så fokusera inte för mycket på dem.
Kräv att ni får tid och resurser att göra jobbet ordentligt. Stora möten kostar oerhört mycket och därför är det ofta väl investerade pengar att statsa lite mer för att höja resultatet av mötet (för ni vet väl vad ni vill nå för resultat?).
Mitt löfte till er är att om ni arbetar igenom delarna ovan ordentligt kan mötet ge överraskande positiva resultat. Eller omvänt. Om ni misslyckas spelar det ingen roll hur mycket underhållning, viner och hallabaloo ni hittar på.
Avslutningsvis en tankenöt: Varför är en förslagslåda sällan proppfull?
blog comments powered by Disqus
